Política de privacidad

Fecha de entrada en vigor: 10 de abril de 2024

Este sitio web está gestionado por SubjectWell, Inc. a través de su división SubjectWell y sus filiales (“SubjectWell”, “nosotros”, “nos” o “nuestro”) y alojado en la Unión Europea (UE). A este respecto, estamos ayudando a los promotores de ensayos clínicos (“Promotor”) con la preselección de personas para participar en un ensayo clínico (“Estudio”). SubjectWell es el responsable del tratamiento de sus Datos Personales recogidos en esta web y actúa como procesador de datos en nombre de los Promotores del ensayo clínico. Esta Política de privacidad (“Política”) describe cómo tratamos sus Datos Personales y las opciones disponibles para usted en relación con nuestro uso y divulgación de sus Datos Personales. Sus “Datos Personales” son cualquier información que se puede utilizar solo o con otra información, para identificarle.

Revisamos nuestra política de privacidad con regularidad. Es importante que los Datos personales que conservamos sobre usted sean precisos y estén actualizados. Manténganos informados si sus Datos personales cambian durante su relación con nosotros.

Este sitio web puede incluir enlaces a sitios web de terceros, complementos y aplicaciones. Hacer clic en esos enlaces o activar esas conexiones puede permitir a terceros recoger o compartir datos sobre usted. No controlamos ni somos responsables de estos sitios web de terceros y le animamos a leer la política de privacidad de cada sitio web que visite.

Cómo recogemos su información

SubjectWell recoge Datos personales que usted comparte con nosotros directamente o que usted proporciona voluntariamente a través de su uso de este sitio web (el “Sitio”), independientemente de cómo acceda al Sitio o a nuestros servicios, incluido el uso de un dispositivo móvil. El Sitio puede contener un Cuestionario de preselección en el que recogemos información cuando usted responde a preguntas. También recogemos información a través de procesos automatizados como cookies y tecnologías similares; consulte el Aviso sobre cookies.

Dónde tratamos su información

Todos los Datos personales recogidos como se ha descrito anteriormente solo se almacenan dentro de la Unión Europea (UE). Los Datos Personales recogidos solo se almacenan en servidores ubicados dentro de la UE. El personal de SubjectWell ubicado fuera de la UE solo puede acceder a estos Datos Personales para los fines establecidos en esta Política de privacidad, que puede incluir soporte técnico, gestión de la base de datos y respuesta a preguntas relacionadas con la participación en ensayos clínicos.

SubjectWell también podrá tratar y utilizar los Datos personales recogidos como se ha descrito anteriormente, en un formato totalmente anonimizado (es decir, que ya no permita identificación personal según lo definido por las normativas de privacidad de datos) en ubicaciones fuera de la UE con el fin de proporcionar informes agregados a las operaciones de SubjectWell en EE. UU. y al Promotor.

Si se encuentra en Suiza o en el Reino Unido (RU), sus Datos Personales estarán protegidos por esta Política como si estuviera ubicado dentro de la UE. En particular, sus Datos Personales se tratarán únicamente dentro de la UE y de su respectivo país, tal como se describe en el párrafo anterior.

Qué información recogemos

Solo recogemos los Datos personales necesarios para evaluar su idoneidad para participar en el estudio actual de nuestro Promotor y para los otros fines descritos a continuación.

La información que recogemos puede incluir:

  • Nombre
  • Dirección de correo electrónico
  • Número de teléfono
  • Dirección física
  • Número de identificación
  • Identificador en línea
  • Estado de participación existente o disposición a participar en un ensayo clínico
  • Elección del médico o clínica médica
  • Fecha y hora de la cita real o solicitada

También podemos recoger Datos Personales de categorías especiales relacionados con su salud, como:

  • Sus afecciones médicas
  • Gravedad de la afección
  • Resultados de las pruebas médicas
  • Edad
  • Estatura y peso
  • Estilo de vida/hábitos (p. ej., ejercicio, tabaquismo)
  • Procedimientos médicos previos
  • Síntomas médicos

También podemos recoger información técnica a través de cookies. Consulte el Aviso de cookies aquí.

También recogemos, utilizamos y compartimos datos anonimizados y agregados, como datos estadísticos o demográficos, para cualquier fin. Podrían derivarse de sus datos personales, pero no se consideran datos personales desde el punto de vista jurídico, ya que no revelan directa ni indirectamente su identidad. No obstante, si se utiliza de forma que pueda identificarle directa o indirectamente, trataremos los datos combinados como datos personales que se utilizarán de acuerdo con la presente Política de Privacidad.

¿Con qué base tratamos sus Datos Personales?

SubjectWell está tratando sus Datos Personales sobre la base de que usted ha dado su consentimiento explícito para dicho uso de acuerdo con el Artículo 6 (1) (a) y el Artículo 9 (2) (a) del RGPD. Este consentimiento se proporcionará por separado.

Cómo utilizamos sus Datos Personales

SubjectWell recoge y trata sus Datos Personales con el fin de evaluar su elegibilidad para ensayos clínicos. Esto incluye:

  • Determinar si puede ser elegible para participar en el estudio del Promotor. Si la preselección muestra que es elegible para el estudio, podemos proporcionar su información de selección e información de contacto a uno de los centros de investigación más cercanos a usted;
  • De lo contrario, proporcionar al Promotor un servicio de reclutamiento de pacientes;
  • responder a sus solicitudes, consultas y comentarios;
  • Ponerse en contacto con usted mediante teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, mensaje de texto (puede que se apliquen cargos por teléfono móvil y datos);
  • Responder a las solicitudes de las autoridades públicas y gubernamentales;
  • Responder a las circunstancias exigidas por la ley, incluida la defensa y la interposición de acciones legales; y
  • Garantizar la seguridad e integridad de nuestros sitios web y operaciones.

También utilizamos la información que usted proporciona y la información recogida mediante cookies (consulte el Aviso sobre cookies), para supervisar, administrar y optimizar el servicio que proporcionamos al Promotor, y para supervisar y optimizar la forma en que se utiliza el Sitio.

Cómo compartimos sus Datos personales

SubjectWell puede divulgar sus Datos Personales recogidos a través de este Sitio o de las otras formas descritas anteriormente a nuestros proveedores de servicios que nos ayudan y facilitan los servicios que proporcionamos a los Promotores. Estas empresas están autorizadas a utilizar sus Datos Personales solo cuando sea necesario para proporcionarnos estos servicios. Estos proveedores de servicios son los siguientes:

OneTrust: es un servicio basado en web que procesa y realiza un seguimiento de las solicitudes de datos de pacientes.

EDPO: Proporciona servicios como Responsable de protección de datos de la UE para recibir cualquier solicitud de Datos de Pacientes y procesar cualquier solicitud de modificación o eliminación de Datos Personales.

SubjectWell puede divulgar sus Datos personales a un tercero en caso de reorganización, fusión, venta, empresa conjunta, cesión, transferencia u otra disposición de la totalidad o parte de nuestro negocio, activos o acciones (incluido en relación con cualquier procedimiento de quiebra o similar). Se le notificará por correo electrónico o mediante un aviso destacado en nuestro sitio web de cualquier cambio en la propiedad, usos de sus Datos Personales y opciones que pueda tener con respecto a sus Datos Personales.

Transferencias internacionales de información personal

SubjectWell es una empresa con sede en EE. UU. que cuenta con clientes comerciales nacionales e internacionales. Como resultado, se puede acceder a la Información Personal que recogemos a través del Sitio en nuestras oficinas de EE. UU. para permitirnos cumplir con nuestras obligaciones legales y contractuales, proporcionar información y servicios a clientes potenciales y actuales y realizar actividades comerciales relacionadas.

SubjectWell, Inc. cumple con el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (DPF UE-EE. UU.) y la Extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU., y el Marco de Privacidad de Datos Suiza-EE. UU. (DPF Suiza-EE. UU.) según lo establecido por el Departamento de Comercio de EE. UU. SubjectWell, Inc. ha certificado al Departamento de Comercio de EE. UU. que se adhiere a los Principios del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Principios DPF UE-EE. UU.) con respecto al tratamiento de datos personales recibidos de la Unión Europea y el Reino Unido en virtud del DPF UE-EE. UU. SubjectWell, Inc. ha certificado al Departamento de Comercio de EE. UU. que respeta los principios del marco de privacidad de datos entre la UE y EE. UU. (principios DPF UE-EE. UU.) en lo que respecta al tratamiento de datos personales recibidos de la Unión Europea y del Reino Unido en virtud del DPF UE-EE. UU. y de la extensión del DPF UE-EE. UU. al Reino Unido.

Recoger y uso de cookies

Los sitios web de SubjectWell utilizan una tecnología pasiva llamada “cookies”, que se describen más detalladamente en el Aviso de cookies del Sitio.

Nuestro Sitio utiliza otra tecnología llamada “etiquetas de Internet” o “balizas web”. Esta tecnología nos permite entender qué páginas web visita y nos ayuda a optimizar y adaptar nuestros sitios web a usted y a otros visitantes futuros. Puede configurar su navegador para que le notifique cuándo se colocan estas tecnologías pasivas en su sistema para no aceptarlas.

Uso del Sitio por Menores

El uso de este Sitio o nuestros servicios no está dirigido generalmente a personas menores de 18 años y solicitamos que estas personas no proporcionen Datos Personales a través del Sitio o de nuestros proveedores de servicios, a menos que se identifiquen como apropiados en los criterios de preselección. Sin embargo, puede haber algunos Promotores de ensayos clínicos que busquen específicamente este grupo de edad. En dichos ensayos clínicos, se requerirá el consentimiento de los padres como parte del proceso de Preselección.

Si se identifica información personal relacionada con personas menores de 18 años y se considera inapropiada, se tomarán medidas razonables para eliminar la información.

Cómo protegemos su información

SubjectWell utiliza medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger su información, como el uso de medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas para reducir los riesgos de pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación o alteración. Las medidas implican:

  • procedimientos clave de gestión; detección de incidentes, notificación a instancias superiores y procedimientos de gestión;
  • cifrado de transmisión;
  • mecanismos de autenticación y acceso; cifrado en reposo; eliminación segura; protección límite, como cortafuegos y detección de intrusiones; procedimientos de copia de seguridad de los datos y recuperación ante desastres;
  • Una política integral de seguridad de la información;
  • Procedimientos de gestión del acceso para conceder y finalizar el acceso al acceso físico y electrónico a hardware, sistemas y datos;
  • Monitorización de sistemas, incluida la realización de análisis de vulnerabilidades.

Limitamos el acceso a sus Datos Personales a empleados y proveedores de servicios autorizados que necesiten acceso para realizar los servicios descritos en esta Política de Privacidad. Todos los proveedores de servicios estarán contractualmente vinculados a las disposiciones de esta Política de Privacidad y al cumplimiento del RGPD. Sin embargo, no se puede garantizar que ninguna transmisión de datos a través de Internet o del sistema de almacenamiento de datos sea 100 % segura. Hemos puesto en marcha procedimientos para hacer frente a las sospechas de violaciones de la seguridad de los datos personales y le notificaremos a usted y a cualquier regulador aplicable una violación de la seguridad cuando la ley lo exija. Si tiene motivos para creer que su interacción con nosotros ya no es segura (por ejemplo, si cree que la seguridad de cualquier cuenta que tenga con nosotros se ha visto comprometida), notifíquenoslo inmediatamente poniéndose en contacto con nosotros tal como se describe al final de esta Política.

Opciones y Derechos de Protección de Datos

En determinadas circunstancias, tiene derechos en virtud de las leyes de protección de datos en relación con sus Datos personales:

  • solicitar acceso a sus Datos personales. Esto le permite recibir una copia de sus Datos Personales, a menos que dichos datos ya estén directamente disponibles para usted, por ejemplo, dentro de su cuenta personal.
  • solicitar la corrección de sus Datos Personales si estos son inexactos, incompletos u obsoletos.
  • solicitar la eliminación de sus Datos Personales. Esto le permite pedirnos que eliminemos o borremos datos personales cuando no haya un buen motivo para que sigamos procesándolos.
  • oponerse al tratamiento de sus Datos Personales.
  • solicitar la transferencia de sus Datos Personales a usted o a un tercero en un formato estructurado, común y legible por máquina de acuerdo con los requisitos del art. 20 del RGPD.
  • solicitar la limitación del tratamiento de sus Datos Personales en las condiciones del art. 18 del RGPD. Esto le permite pedirnos que suspendamos el tratamiento de sus datos personales en las siguientes situaciones:
    • Si desea que establezcamos la precisión de los datos.
    • Cuando nuestro uso de los datos sea ilegal, pero usted no desee que los eliminemos.
    • Cuando necesite que conservemos los datos, incluso si ya no los necesitamos, ya que los necesita para establecer, ejercer o defender reclamaciones legales.
  • retirar su consentimiento en cualquier momento para el tratamiento de los datos, cuando sus Datos Personales hayan sido recogidos y tratados por SubjectWell sobre la base de su consentimiento. Tenga en cuenta que esto no afectará a la legalidad del tratamiento hasta el momento en que retire su consentimiento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, complete nuestro formulario en línea aquí y seleccione “Portabilidad de datos” o envíe por correo electrónico su solicitud a privacy@subjectwell.com incluya “Solicitud de acceso” en la línea del asunto de su mensaje.

Tiene derecho a presentar una queja en cualquier momento ante el regulador de su país por problemas de protección de datos. Sin embargo, agradeceríamos la oportunidad de hacer frente a sus preocupaciones antes de que se dirija a un regulador, así que póngase en contacto con nosotros en primera instancia.

En el Reino Unido, esta es la Oficina del Comisionado de Información (Information Commissioner’s Office, ICO) (https://ico.org.uk/).

En Alemania, tiene derecho a ponerse en contacto con una de las autoridades de protección de datos. Puede encontrar una lista de todas las autoridades supervisoras de protección de datos responsables en Alemania y la Unión Europea aquí: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Periodo de conservación

Conservamos sus Datos Personales durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir con los fines descritos en esta Política de privacidad, incluidos los fines de satisfacer cualquier requisito legal, reglamentario, fiscal, contable o de notificación. Podemos utilizar un periodo de conservación más largo en caso de queja o litigio. Después de dicho periodo eliminaremos sus Datos Personales.

Para determinar el periodo de conservación adecuado para los datos personales, consideramos la cantidad, la naturaleza y la sensibilidad de los datos personales, el riesgo potencial de daño por el uso o la divulgación no autorizados de sus datos personales, los fines para los que tratamos sus datos personales y si podemos lograr esos fines a través de otros medios y los requisitos legales, reglamentarios, fiscales, contables u otros requisitos aplicables. Los detalles de los periodos de conservación de los distintos aspectos de sus datos personales están disponibles en nuestra política de conservación, que puede solicitar poniéndose en contacto con nosotros mediante los datos que figuran a continuación.

Contacto

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad o desea ejercer sus derechos mencionados anteriormente, póngase en contacto con nosotros en Privacy@subjectwell.com o escriba a nuestro representante de la UE a:

Oficina Europea de Protección de Datos (European Data Protection Office, EDPO):

Formulario de solicitud en línea de la EDPO: https://edpo.com/gdpr-data-request/
Por escrito a EDPO en Avenue Huart Hamoir 71, 1030 Bruselas, Bélgica.

Reglamento general de protección de datos (RGPD) del Reino Unido – Representante del Reino Unido:

Formulario de solicitud en línea de la EDPO: https://edpo.com/uk-gdpr-data-request/
Por escrito a EDPO UK a 8 Northumberland Avenue, London WC2N5BY, Reino Unido.

O nuestras oficinas con sede en EE. UU. en:

SubjectWell, Inc.
8300 North Mopac Expressway; Suite 300
Austin, TX 78759 EE. UU.
Privacy@subjectwell.com